Chevron Products Company работает с системой R/3, используя интегрированные хозяйственные процессы для улучшения контроля затрат


Принятие решения для компании не было трудным.

"Нефтепереработка и маркетинговые операции являются высококонкурентной коммерческой деятельностью на довольно медленно растущем рынке", - говорит Пол Бенет, менеджер проекта модернизированных финансовых информационных систем (AFIS).

"Снижение затрат - это наша главная цель. За баррель сырой нефти все платят примерно одинаково. Таким образом, мы начинаем с одинаковыми затратами на сырье. Главной проблемой является то, как удешевить путь получения галлона бензина для автомобиля из того самого барреля сырой нефти". Для решения проблемы снижения затрат Chevron решил использовать систему R/3.

"Информационные системы являются для нас важной областью, постоянно находящейся в центре нашего внимания", - говорит Бенет. "Мы хотели уменьшить затраты на хозяйственные процессы и улучшить качество их выполнения".


Система R/3 предоставила компании все возможности, которые были ей необходимы. „R/3 позволила нам понять принцип оптимизации - это интеграция всех операций, являющихся частью одного процесса. Хозяйственные операции осуществляются теми сотрудниками, которые генерируют их, не нарушая связи между задачами, включенными в единый процесс, не распределяя их по многочисленным функциональным сферам, чтобы затем пытаться согласовать результаты".

Для компании это было важным отличительным признаком.

"Мы выбрали R/3 потому, что это программное обеспечение наилучшим образом отражает всю широту хозяйственной деятельности... Мы так уверены в этой системе, что хотим внедрить у себя R/3 полностью, мы изменим свою структуру и хозяйственный процессы, но не программное обеспечение SAP."
Джим Целль, менеджер проекта AFIS компании Chevron

"Сейчас все данные находятся в одном месте, поэтому всю необходимую информацию можно получить, просто нажав пальцем на нужную клавишу", - говорит Бенет. "В результате было уничтожено все ненужное, все двойные проверки, выравнивания и выверки".

"Теперь люди получили возможность пользоваться более достоверной информацией и могут осуществлять непосредственный контроль за выполняемыми операциями, что экономит и время, и деньги. Кроме того, наши поставщики тоже видят эти преимущества (это также экономит время и деньги), а мы можем распределять сэкономленные средства по собственному усмотрению".

Сильная команда


Chevron Products Company в США, занимающаяся нефтепереработкой и маркетингом, со штаб-квартирой в Сан-Франциско является подразделением корпорации Chevron. На долю компании приходится 16 млрд. долларов из 39 млрд. общего дохода корпорации, количество её сотрудников составляет 8500 человек, она располагает более 10 000 единиц оборудования - терминалами и станциями обслуживания - по всей территории США.

Chevron покупает сырую нефть и перерабатывает ее для продажи в виде бензина, топлива для реактивных двигателей или смазочных материалов. Система информационной поддержки ранее базировалась примерно на 120 различных приложениях на основе больших ЭВМ.

Внедрение системы R/3 затрагивало основные функции компании - финансовые процессы и управление проектом. "Каждая из отдельных сфер имеет свою собственную систему и, естественно, различную информацию в каждой системе", - говорит Бенет. Это создает много сложностей, медленный доступ к информации, а также большое количество некачественной информации.

"Целью же компании Chevron были более быстрые, совершенные и дешевые хозяйственные процессы вследствие их интеграции и индивидуальных полномочий на их выполнение".

"У руководителей проекта и инженеров совсем недавно не было точной информации даже о текущем состоянии дел, так как это был огромный и сложный проект с огромным числом людей, занятых в нем. „Часто, когда было необходимо проследить бюджет для объекта в электронной таблице, получали позицию из финансовых результатов, созданную несколько месяцев тому назад".

Изменение основных процессов


Выбор системы R/3 Chevron Products Company, также как и в других компаниях был сделан на основе решения на уровне всей корпорации,одобренного CFO и принятого исполнительным комитетом.

Компания начала свой поиск новой системы, пойдя по правильному пути, обращая внимание на оптимизацию своих основных процессов, а не на их автоматизацию. Для анализа и переорганизации основных финансовых процессов с целью увеличения их эффективности была создана группа из 30 человек.

"Мы разработали свою точку зрения на то, как должны функционировать финансовые процессы, проанализировав лучший практический опыт в различных отраслях промышленности", - говорит Джим Целль.

"Мы использовали этот анализ деятельности и относительных информационных требований для оценки более 30 поставщиков программного обеспечения. Мы попросили их показать, как работают их системы, чтобы примерно определить, как будет осуществляться процесс оптимизации".

Затем число потенциальных поставщиков компания сократила до пяти, оценивая их системы на глубину до 200 пользователей, что представляет собой поперечное сечение большинства работающих компаний, в течение 3 месяцев. После такого анализа компания выбрала систему R/3 SAP.

"Мы выбрали R/3 потому, что это программное обеспечение наилучшим образом отражает всю широту хозяйственной деятельности... Мы так уверены в этой системе, что хотим внедрить у себя R/3 полностью, мы изменим свою структуру и хозяйственный процессы, но не программное обеспечение SAP."

Управление изменениями


Компания Chevron сосредоточила свою стратегию внедрения на необходимости поддержки изменений, которые неизбежны при ведении хозяйственной деятельности.

"Мы сделали значительные капиталовложения в управление изменениями", - говорит Марти Аппель, менеджер проекта по изменениям. "Мы понимаем, что необходимо изменить и самих людей - они должны не только пользоваться новой системой, но и работать по-другому, чем раньше. Теперь не должно быть какого-либо разделения между необходимыми операциями и процессами и людьми, которым они требуются".

Инженерам проекта при потребности в материале, компонентах или обслуживании уже не нужно будет заниматься этими вопросами, от поставки до оплаты, самостоятельно. Вся информация теперь находится в одном месте и контролируется сотрудником, знакомым с коммерческими требованиями.

"Для того чтобы убедить инженера, его или её, изменить привычные методы работы и выполнять новые, отличные от прежних, разнообразные операции, нужно приложить много усилий", - говорит Аппель.

Обучение и тестирование


Управление изменениями предполагает расширенное обучение.

"Мы работали вместе с Andersen Consulting над разработкой компьютерных форм обучения", - говорит Ларри Лонг, менеджер по обучению при внедрении. "У нас приблизительно 3000 пользователей, для обучения которых требуется пять-шесть дней. Мы подсчитали, что для этого понадобится более 300 преподавателей, а у нас есть лишь 290".

Решение использовать компьютерное обучение было основано на его целесообразности.

"Когда выполняются такие большие изменения, нельзя ожидать, что за несколько часов, проведенных в классе, люди смогут запомнить все необходимое. Разработка исчерпывающей серии компьютерных материалов, которыми можно воспользоваться, когда в этом возникнет необходимость, адресована для конкретных случаев".

Chevron Products разработала расширенную систему тестирования. Она вновь сотрудничала с Andersen Consulting при разработке методологии.

"Мы выполняли внедрение методом "big bang", - говорит Лонг. "В 12:01 в день установки системы мы все подготовили. Это означало, что 3000 пользователей уже больше не могли работать так, как они делали это раньше. Естественно, что мы хотели удостовериться в том, что все готово для работы. Разработанная система тестирования является надежной гарантией этого".

Управляющие проекты


Одна из инсталляций в рамках возможностей внедрения включает в себя управление проектами.

"Мы обеспечили расширенное использование модуля PS в R/3 3.0с", - говорит Дэйв Уиллис, автор системы проектов. "Это обеспечило более богатую функциональность управления проектами, лучшие инструменты и возможности, чем раньше. Это классифицировало структуры и работающие сети, и позволяет нам следить за различными частями проекта, а также за выполнением операций по типу, исполнителю, заданию, графику и т.д."

"Это модуль с огромными возможностями - полностью интегрированный с другими приложениями R/3 3.0с, что позволило нам использовать одну систему, а не много, как мы использовали до сих пор. В результате этого - лучший контроль затрат".

Если инженеру проекта, к примеру, нужен насос, то он переходит в модуль ММ и вызывает экран заявки на материал. Он может создать заявку в диалоговом режиме, вызвать данные из основных записей материала и при помощи кодов найти соответствующий компонент.

"Инженер должен отметить, к какому носителю затрат обычно в проекте относятся насосы", - говорит Уиллис. "Кроме того, можно указать источник поставки из главного списка поставщиков в системе. Информация о цене и контракте также является доступной и содержится в основных записях контрактов".

Сокращение излишних операций


Инженер может затем деблокировать заявку без традиционной передачи в отдел закупок.

"Одним из ключей к нашей работе по оптимизации всех процессов было уменьшение чрезмерного контроля", - говорит Уиллис. "Мы использовали, понятие полномочий, предоставляя людям возможности, необходимые для выполнения их обязанностей, в форме критериев настройки уровней полномочий для заявок на материалы".

Это означает, что данные должны быть доступны в любое время. "Мы хотим, чтобы люди могли изо дня в день выполнять 90% своей работы без чьего-либо специального разрешения", - говорит он.

"SAP предлагает решение с безграничными возможностями... И не существует проблемы, которая не могла бы быть решена". Пол Бенет, менеджер модернизированных финансовых информационных систем (AFIS) компании Chevron

Заявка на материал автоматически преобразуется в заказ на поставку, который может быть отправлен инженером. Затем заказ на поставку передается поставщику при помощи электронного обмена данных (EDI) или по факсу.

"Как только инженер деблокирует этот заказ, он рассматривается как обязательство по проекту", - говорит Уиллис. "Потом можно в любое время перейти к подробному представлению данных, проверке статуса заказа и поступлениям системы управления затратами".

При поступлении деталь принимается на склад. Это автоматически отображается в системе как обязательство перед поставщиком и как текущие расходы по проекту.

"Особенности доступного контроля в модуле PS помогают нам, когда мы расходуем средства и когда достигаем лимита бюджета", - говорит Уиллис. "Если норма уже выполнена и следующий заказ на поставку выходит за рамки бюджета, то система сообщает об этом".

Chevron Products использует модуль R/3 Управление сервисным обслуживанием (SM), при помощи которого инженеры проекта обеспечиваются материалами и изделиями и им предоставляются различные услуги.

"Это позволяет следить за предоставлением услуг так же, как и за заготовкой материала", - говорит Уиллис. "Это могут быть новые сооружения, ремонтные работы и т.п."

Распределенная обработка


Компания Chevron осуществила запуск R/3 на платформе Hewlett-Packard серии 9000. Ее пользователи локально связаны между собой более 130 LAN, а за пределами компании подключены к сети WAN, называемой MPI (многопротокольный Интернет). Компания использует возможности приложения SAP Application Link Enabling (ALE) версии R/3 3.0 для распределения данных отдельным клиентам по сети.

"Корпорация Chevron имеет в своем составе несколько клиентов R/3 с основными записями клиентов, относящимися и к другим приложениям", - говорит Бенет. "Основные записи клиентов содержат все основные записи поставщиков, основные записи материалов и основные записи контрактов и т.п."

"Мы используем ALE для автоматического распределения данных отдельным пользователям по различным сферам деятельности. Это позволяет нам вести все данные в одном месте независимо от количества поставщиков, материалов, контрактов и т.п."

"ALE позволяет выполнять распределенную, децентрализованную обработку данных в компании Chevron Products."

Следующий шаг


"Следующим нашим шагом была консолидация - достижение большей стабильности, наибольшей вовлеченности каждого в работу с системой, контроль за выполнением, гарантия того, что все будет сделано правильно" - говорит Бенет. "После этого система R/3 будет использоваться для выполнения операций и в других сферах деятельности".

Одной из таких областей является техобслуживание и ремонт оборудования. Компания уже использует модуль R/3 Техобслуживание и ремонт оборудования (РМ) для контроля и техобслуживания на 8000 станций обслуживания в США, включая строительство, ремонт и уход за прилегающей территорией.

"Наш первоначальный и очень успешный опыт по использованию модуля ТОРО будет учтен при внедрении и других приложений в нашей компании".

Успех был очевиден уже тогда, когда система R/3 только устанавливалась.

"Основные преимущества были получены от оптимизации наших процессов и их поддержки такой высокоинтегрированной системой с огромными возможностями, как R/3".

"По мнению нашей проектной группы она является великолепной. И клиенты уже могут увидеть результаты - значительнейшее улучшение всех организационно-экономических процессов благодаря новым возможностям".

Логистические цепочки Chevron также изменились в лучшую сторону.


"Одно из наибольших преимуществ, которое заметили и наши внешние клиенты, поставщики, - это то, что мы платим вовремя, и это побуждает их снижать для компании цены".

Бенет очень позитивно оценивает поддержку, оказываемую SAP.

"SAP предлагает решение с безграничными возможностями... И не существует проблемы, которая не могла бы быть решена".

"Давайте посмотрим, как энергично выполнялось внедрение. Для такой большой компании, как наша, для введения в эксплуатацию версии 3.0с R/3 это был очень короткий срок, и SAP приложила много усилий, чтобы осуществить это".

"При этом её обязательства перед нами были очень четкими".
19 дек 2002 00:00 | автор: webmaster | просмотров: 8176 |



комментариев нет


добавить комментарий:

текст изображение видео








- Буквы вводятся без учета регистра





На правах рекламы:
Распродажа моторных масел PEMCO

Прямой эфир:


RBK Money СтройТех